仕事のタスクや教えてもらったことなどは、とのように管理していますか。
デジタルでいろいろ管理する方法を見ているのですが、便利なツールを使えない会社もありますよね。
私も便利なツールを会社では使えないので、アナログで管理しています。
この記事では、アナログ派の新人事務職の仕事ノートを紹介しています。
新人さんや事務職、アナログ派の人の参考になれば幸いです。
アナログ派の新人事務職の仕事ノートは？
アナログ派の新人事務職の仕事ノートは、3冊です。
- A4の要らない紙
- 無地A5ノート2冊
A4の要らない紙は、今日が終わったら破棄するので、印刷に失敗した紙や期日が過ぎて不要になった紙の裏面を使っています。
無地A5ノート2冊は、100円ショップのもので、同じノート2冊です。
具体的な使い方は？
具体的な使い方をお話します。
A4の要らない紙
こちらは、バレットジャーナルのデイリーログのイメージです。
今日のタスクや電話を受けたメモ、指示内容や思いついたタスクなど、何でもここに書きます。
- ①朝タスクを行う順番に書き出す
- ②仕事開始・上司や先輩社員からの指示、頼まれたことを書く
・電話を受けたときに、相手の会社名や担当者名を書きとめる
・思いついたタスクを書く
- ③終業時間の1時間くらい前忘れているタスクや終わっていないタスクがないか見返す
- ④翌朝もう一度、忘れているタスク、終わってないタスクがないか見返して破棄
- ⑤繰り返し
朝、タスクを行う順番に書き出す
タスクは、バレットジャーナルのように「・」で、できるだけ行う順番に書きます。
事務職ですと、ルーティン系の仕事も多いと思いますが、毎日やることでも毎日書きます。
毎日のことで、もう慣れたから書かなくても大丈夫だと過信しましたら、結局忘れて注意を受けたことがあったので、必ず書くようにしています。
終わったら、「・」を「✓」チェックします。
仕事開始、上司や先輩社員からの指示、頼まれたことを書く
新人の場合は、上司や先輩から指示されることが多いと思います。
信頼関係を築くためにも、指示内容や頼まれたことを書きとめて、忘れないようにします。
電話を受けたときに、相手の会社名や担当者名を書きとめる
誰かに取り次いだら、書いた内容に×印をつけて完了したと分かるようにします。
自分で対応するものは、新たなタスクとしてやることを書き出します。
思いついたタスクを書く
一つの仕事をしていても、その過程で気づくことがあったりしますよね。
例えば、取引先に郵送する書類を作っていたときに、封筒の在庫が少なくなってきたから、そろそろ補充しないといけないなとか。
今しているタスクを優先するけど、終わったらしておいたほうがいいタスクは、書きとめておきます。
その場で思いついたタスクがあっても、今のタスクが終わったときには、思いついたタスクを忘れてしまうことってよくありますよね。
なので、書くようにしています。
新人の場合、こういった雑用系に気を配れると、信頼関係を築きやすいかなと思っています。
1枚目の紙が書き終わったら、2枚目3枚目とどんどん書いていきます。
終業時間の1時間くらい前
忘れているタスクや終わっていないタスクがないか見返します。
私の場合は、1時間くらい前に見返せば、忘れていたタスクがあっても、何とか終業時間までに完了することができるので、1時間前に見返すようにしています。
翌朝
もう一度、忘れているタスク、終わってないタスクがないか見返して、なければ破棄。
あれば、今日の紙にタスクを書き移して、破棄。
繰り返し
以上を、毎日繰り返します。
例えば、報告だったら、伝えると書くとか。
連絡だったら、電話するとか、メールするとか。
確認だったら、聞くとか、見るとか。
普段使っている言葉で書くことで、難易度が低く感じます。
気軽にできそうな感じがしませんか。
私は、この書き方にしてから、タスクに取り組みやすくなりましたし、完了度も上がりました。
無地A5ノート
無地A5ノートは、使い分けをしています。
- 教えてもらったことを書きとめるノート
- マニュアルノート
教えてもらったことを書きとめるノート
新人ですと、教えてもらうことがたくさんありますよね。
どこに何があるとか、会社独自のツールの使い方とか、ルールなど。
それを全て書きとめるノートを作っています。
教えてくれる人のスピードについていけるように、丁寧には書かず、殴り書きです。
間違えやすいところや、重要なところは、〇（丸）で囲むなど目立たせます。
他には、先のタスクも書いておきます。
例えば、来週の水曜日までに資料を完成させるとか。
A4の要らない紙は、今日のタスクを書いて、完了したら破棄しているので、先のタスクはノートに書いておきます。
マニュアルノート
教えてもらったことを書きとめるノートに書いた内容を、自分のマニュアルとして整理して書くノートです。
教えてもらった仕事の題名を左上に書いて、□（四角）で囲みます。
行う作業の順番に書いていきます。
自分でやってみて、ミスしたことは、同じミスを繰り返さないために書きとめて、注意するようにします。
ミスしたことは、赤や青ペン、マーカーなどを使って目立たせます。
両面を1つの項目分としてスペースをとっておくと、後から追記できるので便利。
片面しか使わなくても、両面のスペースは取っておいて、次の両面ページに別の項目を書くようにしています。
なぜこの方法にしているの？
なぜこの方法にしているかをお話しします。
なぜ無地？
A4の要らない紙もA5のノートも、どちらも無地です。
私が無地を選ぶ理由は、自由度が高くストレスフリーに書けるからです。
特に思いついたタスクは、空いているスペースに書いているので、時には上の方だったり、時には下の方に書いたりしているので、無地のほうが書きやすいのです。
なぜ要らない紙？
A4の要らない紙を使用しているのは、今日が終わったら、破棄したいからです。
ノートに書いていると、どんどん溜まってしまいますし、破って捨てるのは抵抗があるので、要らない紙を使用しています。
今日が終わったら破棄する方法は、今に集中できるので、快適です。
今必要なものだけを持っていたい人にはお勧めの方法です。
なぜ仕事の手順を書くノートは2冊？
教えてもらったことを書きとめるノートとマニュアルノートを両方作っている理由は、教えてくれる人の時間をもらっているプレッシャーがあるからです。
新人に教えるのって、大変ですよね。
教える人は、教える時間は取られるけど、もともとある自分の仕事量は変わらないので、いつもの倍くらいの時間がかかったり、疲れたりします。
私も新人教育したことがあるので、分かります。
なので、なるべく教えてくれる人のスピードについていけるように、なるべく書きとめている間、待っててもらうことのないように、殴り書きで書くようにしています。
殴り書きで書いたままでは、マニュアルとして実際の作業をするときには使えないので、別に整理して書いています。
整理して書くことで、教えてもらったときには気づかなかった疑問点が見つかったり、聞き逃してしまった作業内容を見つけたりすることができます。
なので、私はこの3冊使いをしています。
自分に合った仕事のノートの使い方をみつけよう
自分に合った仕事のノートの使い方をみつけてみましょう。
何をどう試してみたらいいか分からないというときは、要らない紙を使う方法から試してみたらいいですね。
毎日の仕事をストレスなく、スムーズに完了することに重点を置いて試してみると、自分に合った方法を見つけやすいです。
タスクを格好良く書かずに、普段使っている言葉で書くということも試してみてください。
タスクの難易度が下がって、取り組みやすくなりますよ。
まとめ
アナログ派の新人事務職の仕事ノートの使い方をお話ししました。
デジタルでスマートに管理もいいけど、紙に書いて終わったら破棄するというアナログな方法も、達成感があって面白いです。
仕事のノートも自分に合った方法をいろいろ試していきましょう。
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